Warning! This opportunity is in the original published language.

Jobs
Consultoría para Servicios de Asistencia y Coordinación de Eventos

Posted on October 18, 2017 by UN Women


Deadline for registration: October 25, 2017

OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA:

Brindar apoyo de coordinación logística y atención administrativa financiera, de monitoreo a la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá.

RESPONSABILIDADES DE EL/LA CONSULTOR/A:

  • Cumplimiento de las actividades y presentación de los productos definidos, según los periodos aproximados establecidos en el Inciso V – Productos Esperados.
  • Es responsabilidad del consultor o consultora obtener información primaria y secundaria de otras fuentes, si fuera el caso necesario.
  • El/la consultor/a mantendrá en permanente comunicación y coordinación con las/los solicitantes, para una efectiva ejecución y desarrollo de los productos solicitados de la presente consultoría. Así como también, proveerá información según se le solicite en el marco de los términos de referencia.
  • El/la Consultor/a no es funcionario/a de Naciones Unidas y realizará las actividades relativas a su consultoría en su propio espacio de trabajo en la Oficina Regional.

PRODUCTOS ESPERADOS Y ACTIVIDADES PARA EL ALCANCE DE LOS OBJETIVOS:

Actividades para el alcance de los objetivos:

Las actividades concretas pueden involucrar, entre otras*:

Previo a misiones, eventos o reuniones:

  • Apoyo en reuniones preparatorias internas (agenda, minutas, seguimiento a acuerdos, etc)
  • Revisión e implementación de notas conceptuales de los eventos.
  • Elaboración de notas logísticas.
  • Preparación agendas de trabajo y/o culturales.
  • Preparación carpetas de información relevante.
  • Creación de identificaciones.
  • Coordinación de cotizaciones y compra de boletos aéreos, tramitación de viáticos, trámite de reporte de gastos.
  • Preparación y envío de invitaciones
  • Coordinación con proveedores para coordinar alojamiento, salas de reuniones, etc.
  • Asegurar adecua miento físico y logístico de salones.
  • Asegurar servicios de catering.
  • Coordinación y/o seguimiento de contratos de proveedores.
  • Asegurar servicio de transporte para desplazamiento de participantes cuando se requiera.
  • Asegurar servicio de traducción / interpretación cuando se requiera.
  • Sistema audiovisual e informático.
  • Otras funciones que se requieran.
  • Coordinación del traslado del aeropuerto- hotel- aeropuerto cuando se requiera.

Durante misiones, eventos o reuniones:

  • Coordinar y asegurar todo lo necesario (en el hotel, transporte y demás logística) para el buen inicio y desarrollo de los eventos.
  • Recibimiento de participantes.
  • Supervisión del fiel cumplimiento de agenda de trabajo.
  • Asesoramiento y ayuda a las participantes.
  • Tareas de rapporteur cuando sea requerido y/o tomar minutas.
  • Seguimiento continuo logístico.
  • Grabación cuando sea necesario.

Post misiones, eventos o reuniones:

  • Coordinación y seguimiento a pagos y trámites pendientes.
  • Revisión de gastos a finalizar cada evento.
  • Elaboración de informe de gastos relacionados al evento.
  • Redacción y envío de cartas de agradecimiento por la asistencia al evento.
  • Elaboración de reportes, actas, etc.
  • Archivo.
  • Otras actividades que se requieran o soliciten.

* No todas las actividades aplicarán a todos los eventos y reuniones dado que algunas no tendrán lugar en Panamá por lo que el apoyo será remoto.

Productos entregables:

Reporte mensual de actividades realizadas y logros alcanzados.

Periodo Aproximado:

Una vez por mes cumplido después de la firma del contrato.

A continuación, el calendario de eventos próximos para mayor referencia:

Mes: Noviembre

Fecha: TBC

Lugar: Ciudad de Panama

Evento: Reunión con partidos políticos en el marco del proyecto de Democracia Paritaria.

Fecha: 14-16 Nov

Lugar: Por confirmar.

Evento: IV Conferencia Mundial sobre Erradicación de Trabajo Infantil.

Fecha:15 nov

Lugar: Por confirmar

Evento: Women in Business

Fecha: 20 - 25 Nov.

Lugar: Montevideo, Uruguay

Evento: Encuentro Regional Feminista.

Fecha: 25 Nov. - 10 Dic.

Lugar: Por confirmar

Evento: Conmemoración Internacional para la Eliminación de la Violencia contra la Mujer.

Mes: Diciembre

Fecha: TBC

Lugar: Por confirmar

Evento: Evento interagencial.

Fecha: TBC

Lugar: Por confirmar

Evento: Retiro

Mes: Febrero

Fecha: TBC

Lugar: Por confirmar

Evento: Consulta Regional LAC-CSW61

Observaciones: Coordinacion y Logística.

DERECHOS INTELECTUALES, PATENTES Y OTROS DERECHOS DE PROPIEDAD:

El derecho al equipamiento y los suministros que pudieran ser proporcionados por ONU Mujeres a el/la consultor/a para el desempeño de cualquier obligación en virtud del presente contrato deberá permanecer con ONU Mujeres y dicho equipamiento deberá devolverse a ONU Mujeres al finalizar el presente contrato o cuando ya no sea necesario para el/la consultor/a. Dicho equipamiento, al momento de devolverlo a ONU Mujeres, deberá estar en las mismas condiciones que cuando fue entregado a el/la consultor/a, sujeto al deterioro normal. El/la consultor/a será responsable de compensar a ONU Mujeres por el equipo dañado o estropeado independientemente del deterioro normal del mismo.

ONU Mujeres tendrá derecho a toda propiedad intelectual y otros derechos de propiedad incluyendo pero no limitándose a ello: patentes, derecho de autor y marcas registradas, con relación a productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos, documentos y otros materiales que el consultor haya preparado o recolectado en consecuencia o durante la ejecución de la presente consultoría, y el/la consultor/a reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales constituyen trabajos llevados a cabo en virtud de la contratación de ONU Mujeres. Sin embargo, en caso de que dicha propiedad intelectual u otros derechos de propiedad consistan en cualquier propiedad intelectual o derecho de propiedad de el/la consultor/a: i) que existían previamente al desempeño d el/la consultor/a de sus obligaciones en virtud del presente contrato, o ii) que el/la consultor/a pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente contrato, ONU Mujeres no reclamará ni deberá reclamar interés de propiedad alguna sobre la misma, y el/la consultor/a concederá a ONU Mujeres una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para el propósito y para los requisitos del presente contrato.

A solicitud de ONU Mujeres, el/la consultor/a deberá seguir todos los pasos necesarios, legalizar todos los documentos necesarios y generalmente deberá garantizar los derechos de propiedad y transferirlos a ONU Mujeres, de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable y del presente contrato.

Sujeto a las disposiciones que anteceden, todo mapa, dibujo, fotografía, mosaico, plano, informe, cálculo, recomendación, documento y todo información compilada o recibida por el consultor en virtud del presente contrato será de propiedad de ONU Mujeres y deberá encontrase a disposición de ONU Mujeres para su uso o inspección en momentos y lugares razonables y deberá ser considerada como confidencial y entregada únicamente a funcionarios autorizados de ONU Mujeres al concluir los trabajos previstos en virtud del presente contrato.

FORMA DE PAGO:

Los pagos se realizarán según el siguiente esquema de desembolsos en moneda local y serán desembolsados mensualmente luego de recibidos y aprobados los productos entregables según el periodo de cumplimiento abajo detallado.

Pago: Desembolso de pagos mensuales.

Condicion: Luego de la entrega y aceptación de los productos referidos en el Inciso IV.

SUPERVISION DE LA CONSULTORÍA Y OTROS ASPECTOS LOGISTICOS

  • La supervisión del desarrollo de la consultoría será realizada por el Gerente de Operaciones.
  • Para el buen desarrollo de la consultoría, ONU Mujeres, facilitará a el/la consultor/a los insumos relevantes necesarios y toda la información.
  • Se establecerán reuniones periódicas con el equipo de ONU Mujeres.
  • La consultoría está estipulada para ser realizada en la Oficina Regional de ONU Mujeres en Ciudad de Panamá, durante 8 horas laborales diarias semanalmente, en horario regular de oficina de lunes a viernes.

Formación Académica:

  • Titulación académica en administración de empresas, administración hotelera, turismo, u otras disciplinas afines.

Experiencia Laboral:

  • Experiencia mínima de 3 años en planeación, coordinación y administración de eventos, preferible en Organismos Internacionales, Agencias de Naciones Unidas, Gobierno.
  • Experiencia administrativa y/o manejo con Agencia de Viajes.

Otros requerimientos:

  • Español escrito y hablado como lengua materna.
  • Inglés escrito y hablado a nivel profesional.
  • Domino de herramientas de informática como el paquete Microsoft Office.
  • Conocimiento de plataforma/s ERP a nivel de usuario, deseable.

Instrucciones para aplicar a esta vacante:

La aplicación consiste en el formulario P11 debidamente completado y firmado, el CV actualizado, hoja de vida con dos (2) referencias laborales documentadas previas preferiblemente supervisores (nombre, titulo, correo electronico y numero de telefono), oferta financiera firmada con un periodo de validez de 60 dias realizadas en base a un monto total, considerando una base mensual y copia del título académico profesional en el área de administración de empresas, administración hotelera, turismo, u otras disciplinas afines. Todos estos documentos en un solo archivo para ingresar en la plataforma. El formulario P11 lo puede encontrar en el siguiente link: http://www.unwomen.org/en/about-us/employment