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“Adquisición de seiscientas (600) unidades de equipo de sonido reproductor de MP3 de acuerdo a las especificaciones señaladas en los términos de referencia en este documento y su almacenaje”

Posted on February 23, 2018 by OEI


Deadline for registration: March 11, 2018

Contrato de suministro

“Adquisición de seiscientas (600) unidades de equipo de sonido reproductor de MP3 de acuerdo a las especificaciones señaladas en los términos de referencia en este documento y su almacenaje”

Licitación No. OEI-BID-005-2018

Selección basada
Cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas y menor precio ofertado

ANUNCIO DE CONVOCATORIA
“Adquisición de seiscientas (600) unidades de equipo de sonido reproductor de MP3 de acuerdo a las especificaciones señaladas en los términos de referencia en este documento y su almacenaje”

Estimados Señores:

La Oficina Nacional de Panamá de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI), invita a proponentes interesados a presentar propuesta dentro del procedimiento de selección de contratista por licitación del proyecto Matemática Preescolar Intercultural y Bilingüe “ARI TAEN JADENKÄ” para la adquisición de seiscientas (600) unidades de equipo de sonido reproductor de MP3 de acuerdo a las especificaciones señaladas en los términos de referencia en este documento.
Los oferentes interesados deberán presentar ofertas o propuestas de acuerdo con las especificaciones técnicas contenidas en este documento, regidos de forma privada a los procedimientos internos de la OEI.

I. COMUNICACIÓN: El correo electrónico será, para sostener todas las dudas, consultas, aclaraciones: contrataciones@oeipanama.org

Entrega de propuestas:  Las propuestas digitales se remitirán a contrataciones@oeipanama.org  Día: ver cuadro de plazos
II. Plazos de la convocatoria: a continuación, se listan las etapas y plazos importantes de la convocatoria

Etapas
Fechas y plazos
Apertura de la convocatoria
23 de febrero de 2018
Aclaraciones y consultas por escrito sobre los documentos y las bases de esta contratación (vía correo electrónico)
Desde la apertura hasta el 2 de marzo de 2018
Cierre del periodo de recepción de propuestas.
7 de marzo de 2018 hasta las 5:00pm (cierre de la oficina- hora de Panamá)
Apertura de propuestas
8 de marzo de 2018
Comunicación de subsanaciones
8 de marzo de 2018
Cierre de recepción de documentación para subsanaciones
11 de marzo de 2018.
Evaluación de propuestas
12 de marzo de 2018
Notificación de la Adjudicación Provisional
13 de marzo de 2018
Plazo para reclamaciones
Hasta el 16 de marzo de 2018
Respuesta a las reclamaciones
19 de marzo de 2018
Adjudicación definitiva
20 de marzo de 2018
Contrato
A partir del 21 marzo de 2018

III. Modalidad de selección de contratista a utilizar, especificada en el manual de Procedimiento de contrataciones, adquisiciones y gestión administrativa de la OEI-Panamá (NO GUBERNAMENTAL, no está sujeta a la legislación de contratación pública nacional)
4.3.4 Licitación: para los contratos de suministro se adjudicará a la oferta con el precio (más bajo) de las que cumplan los requisitos técnicos, o, en casos excepcionales la mejor relación calidad-precio. Los criterios deberán estar adaptados a cada licitación, en un formato SÍ/NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos técnicos establecidos en el expediente de licitación, estos criterios deberán definirse de la manera más exacta posible. Los criterios deberán estar adaptados a cada licitación, en un formato SÍ/NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos técnicos establecidos en el expediente de licitación, estos criterios deberán definirse de la manera más exacta posible.

Alcance del objeto: suministro y servicio asociado incluyen como mínimo:
ï‚· Suministro y entrega en sitio de seiscientas (600) unidades de equipo de sonido reproductor de MP3 que cumpla como mínimo las características señaladas.
ï‚· Trámites y gestiones de introducción y aduanas
o Nota: la OEI aportará documentación para la exoneración de los impuestos de introducción de los equipos.
ï‚· Almacenaje en bodega, hasta su transporte y entrega en sitio:
o Se brindará el servicio de bodega para el almacenaje de los equipos (fecha máxima para su entrega 2 al 6 de abril de 2018)
o Nota: contarán con las pólizas o cobertura de seguro contra daños, robos, accidentes o pérdida de estos equipos por el término de almacenaje hasta su entrega.
ï‚· Garantías: Debe proveedor la garantía de fabricante.
ï‚· Taller autorizado/servicio técnico/reparación: Deberá recibir los equipos defectuosos para su remisión al taller autorizado o servicio técnico en caso que no sea ofrecido por el mismo.

Costo de la elaboración de la propuesta: los oferentes deberán asumir todos los costos asociados con la preparación y envío de la oferta.

Presentación de ofertas: no se recibirán o aceptarán ofertas fuera del tiempo indicado, por ningún motivo.

Ninguna oferta deberá contener frases o palabras interlineadas, borrones o tachones.
La OEI podrá a su discreción ampliar el plazo establecido para el recibo de propuestas.

Aclaración de dudas: todo ofertante que requiera alguna aclaración o tuviere dudas en cuanto a la interpretación de las bases de la presente licitación, o encontrare errores, contradicciones, discrepancias u omisiones en ellas podrán notificarlo por escrito a la dirección de correo señalada, especificando el asunto (aclaraciones a la licitación No. OEI-BID-001-2018.) No se admitirán por ningún otro medio.

Si no lo hicieren quedará entendido que el ofertante al formular su oferta, lo ha hecho tomando en cuenta la condición que sea más favorable para el contratante. No se permitirá que el ofertante se aproveche de cualquier error, contradicción, discrepancia u omisión cometido en las bases de la licitación, no se harán pagos adicionales ni se concederá prórroga alguna por estos conceptos.

Idioma: El idioma oficial de la República de Panamá es el español. Toda la correspondencia entre el Proveedor y la OEI deberá ser en español, al igual que la propuesta. Los anexos, folletos o catálogos presentados en la propuesta, deberán ser presentados en idioma español o en su defecto con la Traducción correspondiente al español si estuvieran en otro idioma.
Comunicaciones: para la presentación consultas, dudas o aclaración sobre interpretación del contenido del pliego por parte de los oferentes, así como las reclamaciones en la etapa correspondiente, se presentarán a la dirección antes facilitada, contrataciones@oeipanama.org en los plazos señalados. No se admitirán comunicaciones o solicitudes de aclaraciones por ningún otro medio. Si no lo hicieren, quedará entendido que el ofertante al formular su oferta, lo ha hecho tomando en cuenta la condición que sea más favorable para el contratante. No se permitirá que el ofertante se aproveche de cualquier error, contradicción, discrepancia u omisión cometido

I. INFORMACIÓN GENERAL
Fuente de financiación: presupuesto del contrato C-PN-T1154-P001 “Matemática Preescolar Intercultural y Bilingüe” CT ANT/JF-15855-PN y ATN/OC-1599-PN.
Tipo de contrato: Contrato de SUMINISTRO, llave en mano (la propuesta se entenderá que el precio ofrecido garantiza todos los costos requeridos, previstos e imprevistos para la entrega de los suministros.)
Procedimiento y forma de adjudicación: licitación adjudicable a la oferta con el precio más bajo que cumpla con los requisitos planteados en este documento.
Periodo de ejecución y entrega de los insumos: los equipos deberán encontrarse en Panamá, sin exceder la fecha de 16 de marzo de 2018.
Moneda: los precios deberán ser cotizados en dólares de los Estados Unidos de América (USD. US$). Esta será la moneda manejada en todo el procedimiento de contratación y ejecución del mismo.
Precio fijo y cerrado: Los precios cotizados por el proponente permanecerán fijos durante la ejecución del contrato y no estará sujetos a variaciones por ningún motivo, el contratista debe prever costos imprevistos. Se considerará que una oferta presentada con precios reajustables no satisface lo solicitado y, en consecuencia, será rechazada durante la evaluación.
Adjudicación: global a llave en mano.

II. Declaratoria Desierta
La OEI podrá rechazar las ofertas en los siguientes casos:
ï‚· Cuando ninguna de las ofertas satisfaga el objeto de la invitación
ï‚· Cuando la totalidad de las ofertas supere el presupuesto estimado para la licitación.
ï‚· Cuando a juicio de la OEI la adjudicación no sea conveniente.
III. Período de validez de las ofertas
Las propuestas o cotizaciones tendrán una vigencia de cuarenta y cinco (45) días a partir de la fecha de entrega indicada. Se rechazarán las propuestas que tengan vigencias por períodos menores.

IV. LUGAR DE EJECUCIÓN
Lugar de ejecución: República de Panamá, los suministros serán almacenados en bodega y posteriormente deberán ser entregados en la ciudad de David (Chiriquí) y Santiago (Veraguas)
V. Documentación a presentar (requisitos)
Idioma: todos los documentos a presentar estarán en castellano.
Todos los documentos serán subsanables. Salvo los señalados como no subsanables
Perfil: se verificará la información del proponente que presente con la documentación que cumpla con el siguiente perfil:
a. El proponente debe tener un mínimo de 2 años de operación como comerciante o proveedor de productos electrónicos de acuerdo a su aviso de operación.
b. Debe contar con carta o certificación de distribuidor autorizado de la marca ofrecida de los equipos.
Nota: Aquellos proponentes que no cumplan con el perfil anteriormente señalado serán automáticamente descalificados y sus propuestas no serán tenidas en cuenta.
Los documentos deben será remitidos y constar de la siguiente manera
Sobre o archivo 1 (documentos del proponente)
ï‚· Certificado de existencia del Proponente.
o De tratarse de una persona natural, deberá acreditarse mediante la presentación de copia o copia digital de la cédula de identidad personal o del pasaporte cuando se trate de personas naturales extranjeras.
o Cuando se trata de una persona jurídica, acreditarse mediante la presentación de copia o copia digital de la certificación del Registro Público de encontrarse registrada en Panamá o de la autoridad competente del país de constitución, cuando se trata de persona jurídica extranjera no registrada en Panamá. Emitido dentro de un término no mayor de 90 días a la presentación de la oferta. Se verificará los años de constitución de la compañía.
o Cuando se trate de un consorcio o de unión temporal debe adjuntarse el original o copia digital de la carta de intención de constituirse en consorcio, debidamente firmada por los representantes legales cuyas firmas debe estar autenticada. Observación: Para todos los efectos legales, se entiende por proponente cualquier personal natural o jurídica, nacional o extranjera, que participa y presente una oferta en un acto de selección de contratista.
ï‚· Nacionales / extranjeros: copia cédula vigente (nacionales) o copia de pasaporte válido (extranjeros) y vigente del representante legal.
o Poder de representación en caso que la propuesta sea suscrita por persona distinta al representante legal del proponente, su representante deberá acreditar mediante original, que cuenta con poder especial, cuya firma debe estar autenticada por Notario Público o con poder general debidamente inscrito en el Registro Público de Panamá, con las facultades expresas para actuar como representante en el acto de selección de contratista.
ï‚· Aviso de operación: proponente interesado en participar en un procedimiento de selección de contratista, deberá acreditar que tiene autorización para ejercer dicha actividad, ya sea a través del aviso de operaciones o cualquier otro medio de prueba idóneo, cuyas actividades declaradas en el mismo, deben guardar relación con el objeto contractual.
ï‚· Paz y salvo emitido por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) vigente
ï‚· Paz y Salvo emitido por la Caja del Seguro Social (CSS) vigente
ï‚· Copia de estados financieros auditados de la vigencia fiscal anterior que demuestren solvencia para ejecutar el proyecto.
ï‚· Declaración responsable de exclusiones (formato de OEI)
Sobre /archivo 2. Especificaciones técnicas.
Su presentación conlleva la aceptación de todos los requerimientos y condiciones detalladas en estas bases de contratación, en las cuales refrendará el formato detallado de los requerimientos.
ï‚· Presentará las especificaciones técnicas del equipo de sonido reproductor mp3 en el formato requerido que cumpla mínima con los requerimientos detalladas en el Anexo de las especificaciones del equipo aportado serán respaldados con la documentación técnica del suministro.
Sobre / archivo 3:
ï‚· Oferta económica que detalle el precio unitario, costos de almacenaje y bodega, tiempo de entrega,

VI. Procedimiento para apertura
Apertura de ofertas: la OEI no efectúa proceso de apertura pública de las ofertas recibidas.
Revisión preliminar: se examinarán las ofertas para determinar si están completas, si los documentos han sido debidamente firmados y si las propuestas en general están en orden
La OEI examinará las ofertas para confirmar que todos los documentos legales y documentación técnica solicitada han sido suministrados y para determinar si esta documentación está completa, además verificará que la documentación no contenga alteraciones o falsificaciones, de comprobarse cualquiera de los casos anteriores, la oferta no será tomada en cuenta en la evaluación y será descalificada del proceso (verificación de documentos para subsanación.)
La OEI podrá solicitar durante el proceso de evaluación cualquier información aclaratoria que a su juicio considere conveniente, para poder realizar una mejor evaluación de la oferta. Para facilitar el proceso de evaluación de oferta, el contratante podrá, a su discreción, solicitar a los ofertantes las aclaraciones acerca de su oferta. No serán consideradas las aclaraciones presentadas por el ofertante que no sean en respuesta a aclaraciones solicitadas por el contratante. Las solicitudes de las aclaraciones del contratante y las respuestas del ofertante, deberán ser hechas por escrito. Asimismo, la Comisión de Evaluación podrá requerir la subsanación de errores u omisión de cualquier documento. Asimismo, se reserva el derecho de hacer cualquier investigación o indagación pertinente al desempeño de los ofertantes con cualquiera de las instituciones de gobierno o privadas, relacionadas con el incumplimiento y demás situaciones que fueren de interés para futuras contrataciones o exclusiones.
Se podrán rectificar los errores aritméticos de acuerdo a las bases siguientes: si se detecta alguna discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido multiplicando la cantidad por el precio unitario, se corregirá el precio total y prevalecerá el precio unitario. Si el proponente no aceptara estas correcciones se rechazará su propuesta.
Si se detecta alguna discrepancia entre las cantidades en letras y números, prevalece la cantidad en letras.
VII. Evaluación de ofertas
Si ha cumplido la revisión preliminar y de documentos legales (sobre No. 1) se realizará la evaluación técnicas de las ofertas de lo contrario la oferta será rechazada.
A continuación, se procederá a verificar el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas Ofertas (sobre No. 2), el no cumplimiento técnico dará lugar a rechazo total de la propuesta.
VIII. Criterio para la evaluación de las ofertas
Cumplimiento de documentación legal y financiera solicitada (sobre No. 1)

Se revisará la presentación de todos los documentos bajo el criterio de cumple o no cumple, verificando su existencia, en caso de hacer falta algún documento, se verificará si es subsanable.
La comparación de ofertas se hará únicamente entre las ofertas que cumplan sustancialmente las especificaciones técnicas solicitadas y el cumplimiento de lo requerido en los documentos de licitación. Los proponentes deberán ofertar la totalidad del servicio solicitado y se adjudicará al que presente la oferta evaluada como la más baja (menor precio).
El sistema de evaluación se detalla a continuación:
Factores
Evaluación
Antecedentes legales y documentación solicitada
Cumple
No cumple
Evaluación financiera
Cumple
No cumple
Evaluación técnica
Cumple
No cumple
Evaluación económica
Menor precio

IX. Criterios de adjudicación
a. La OEI adjudicará el contrato al ofertante que haya cumplido con toda la evaluación indicada que oferte menor precio
b. En caso de que se reciba solo una oferta, la OEI deberá evaluarla. Si habiéndola evaluado, la oferta cumple con las estipulaciones de las bases y sus precios reflejan razonablemente los precios de mercado, la OEI podrá adjudicarla.
c. Se establece el derecho de la OEI de modificar las cantidades al momento de adjudicación. La OEI se reserva del derecho, antes de la firma del contrato, de aumentar o disminuir la cantidad de bienes especificados originalmente, por razones de interés público o por cualquier motivo que estime conveniente de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, sin que estos cambios causen modificaciones en los precios unitarios o en otros términos o condiciones ofertadas.
d. Caso de empate: en el caso de que dos ofertantes presentasen la misma oferta, los criterios que se utilizarán para el desempate son los siguientes:
En los casos anteriores donde concurran iguales circunstancias en más de un proponente, se llamará a presentar una mejora de precio. Esta mejora de precio deberá ser presentada en la sede del organismo licitante el siguiente día hábil en sobre cerrado. La ausencia de presentación de una oferta de mejora de precio se entenderá como que se mantiene el precio originalmente presentado. El organismo licitante determinará la hora de la apertura de sobres con la mejora de precios, acto que se llevará a cabo el segundo día hábil contado desde que se produzca el empate.
De persistir la condiciones de empate, si utilizará el método de azar (dados).
La OEI se reserva el derecho de aceptar o rechazar y anular el proceso de solicitud de oferta y rechazar todas las ofertas en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato, sin asumir ninguna responsabilidad hacia el proponente afecto o asumir la obligación de informar a los proponentes las razones por las cuales tomó esta acción.
X. Especificaciones y características del equipo (mínimas requeridas)
Características clave:
Parlante (individual) con potencia mínima 50W RMS (o superior). Si aporta otro parlante debe ser de potencia igual o superior a 50 W RMS
Fuente energía: suministro parte y batería integrada de hasta 15 horas o capacitad de uso de baterías descartables.
Radio FM
Multi-Conectividad
Conexión Bluetooth 4.0
USB Audio: Se requiere reproducción de pen-drive (USB) en formatos MP3, WMA y otros, como mínimo necesario.
Podrá tener pero no será indispensable otras formas de reproducción: CD-R/RW MP3, conectividad Bluetooth, etc.

XI. Garantías
a. Brindará carta de garantía de los suministros (equipos de sonido) realizados con vigencia de 2 años posteriores a la entrega de la obra y los trabajos requeridos, para las reparaciones, subsanación de vicios ocultos
XII. Rechazo de ofertas
La OEI podrá rechazar las ofertas en los siguientes casos:
a. Cuando no se presenten la totalidad de los documentos exigidos o no sean subsanados.
b. Cuando no se presenten la totalidad de los documentos que se consideren como esenciales y que impidan la evaluación objetiva de las propuestas.
c. Cuando se presente inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la contenida en los documentos y/o certificados anexos a la propuesta y que sean objeto de evaluación.
d. Cuando las condiciones ofrecidas por el proponente no cumplan con el mínimo establecido en las bases.
e. Cuando el proponente omita alguno de los datos necesarios para la comparación de las ofertas.
f. Cuando el proponente no ofrezca las condiciones jurídicas y financieras requeridas a juicio de la OEI.
g. Cuando no se presente garantía de mantenimiento de oferta (fianza de propuesta o equivalente) de acuerdo a lo requerido.
h. Cuando no se presenten los estados financieros solicitados.
i. Cuando a juicio de la OEI, el proponente no cumpla con todos los requisitos y exigencias especificadas dentro de los pliegos de la licitación.

XIII. Pagos
Forma de Pago:
Se pagará contra entrega de los equipos.
Aportará para su cobro facturación correspondiente de acuerdo a los requisitos legales en la República de Panamá, acompañado de recibido conforme por parte del supervisor del contrato.
Propuesta económica:
Situación fiscal.
i. La OEI, de acuerdo a Resolución No. 201-11595 de 2 de octubre de 2012 de la Dirección General de Ingresos autoriza a la no utilización de RUC.
ii. La OEI es organismo internacional acreditado, se encuentra exento de pago de ITBMS de acuerdo a Resolución No. 201-862 emitida el de 2 marzo de 1999 del Ministerio de Relaciones Exteriores, con base al Decreto de Gabinete No. 280 de 13 de agosto de 1970
Los contratistas y proveedores en las contrataciones y adquisiciones realizadas por la OEI deberán cumplir con las disposiciones legales vigentes de la República de Panamá en materia de facturación.
Multa: En el caso que el proveedor no cumpla con lo descrito de estos Términos de Referencia se le aplicará una multa correspondiente al cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada día calendario de atraso (tiempo posterior al vencimiento del término otorgado para la ejecución del contrato) del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el consultor.

XIV. PROPIEDAD
ï‚· Las obras y los diseños de los trabajos serán propiedad y cedidos a la OEI
ï‚· Supervisión y coordinación
El contratista realizará los trabajos bajo el aval de la Directora de Oficina Nacional de la OEI, quien emitirá el recibido conforme de los trabajos realizados.
Seguros: El proveedor será responsable de contratar los seguros pertinentes en caso que se requieran.
Adhesión: con la presentación de la oferta se aceptan las condiciones de estos términos y se adhieren a las estipulaciones del contrato.

XV. DERECHO DEL CONTRATANTE DE VARIAR LOS REQUERIMIENTOS EN EL MOMENTO DE LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
En el momento de la adjudicación, la OEI se reserva el derecho de variar los requerimientos solicitados sin ningún cambio en lo que respecta a la calidad del bien solicitado y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, sin ninguna variación del precio unitario o de otros términos y condiciones. XVI. Contrato
La OEI firmará el contrato con el proponente que presente la mejor oferta económica y cumpla con las especificaciones técnicas solicitadas.
XVII. Perfeccionamiento del contrato
El contratista tendrá un plazo de cinco días hábiles para cumplir con los requisitos del perfeccionamiento del contrato. Debe presentar todas las garantías requeridas. De no cumplirse se declarar descartado el contratista y se procederá con el siguiente proponente de menor precio que cumpla los criterios.


Requirements

Las disposiciones contenidas en las instrucciones a los oferentes son las que figuran en las especificaciones técnicas. No se aceptarán propuestas que no cumplan con los requisitos solicitados y de acuerdo a los documentos establecidos en este documento para ofertar.
Las propuestas pueden ser presentadas en formato digital (pdf preferiblemente) en archivos separados de acuerdo al orden señalado en este documento o presentadas físicamente en sobres separados en la oficina de la OEI Panamá (calle Evelio Lara, casa 132B, Ciudad del Saber, Clayton, corregimiento de Ancón, provincia de Panamá, en la fecha indicada). Presentación física hasta la hora de cierre de la oficina 5:00pm.